Automatisation des comptes fournisseurs

Qu’est-ce que l’automatisation AP ?

L’automatisation des comptes fournisseurs, souvent connue sous le nom d’automatisation AP, est un système technologique qui aide l’équipe comptable à automatiser les processus de facturation des comptes fournisseurs. Pour automatiser les procédures de facturation et de paiement des comptes fournisseurs, le logiciel AP Automation comprend des technologies intelligentes de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui intègrent à la fois des logiciels d’intelligence artificielle (IA) et d’apprentissage automatique (ML).

Le logiciel d’automatisation des comptes fournisseurs aide les organisations à accéder 24h / 24 et 7h / 24 et 7h / 7 à un processus de traitement des factures d’achat centralisé, sans papier et hautement automatisé.

Compte tenu de l’importance de la gestion des factures pour la santé financière, pourquoi tant d’entreprises confient-elles ce processus à des méthodes manuelles telles que les feuilles de calcul ou les factures papier?

Avec la solution d’automatisation Dokumentive AP,votre organisation peut :

Réduction des coûts de traitement

  • Processus sans papier et respectueux de l’environnement
  • Automatisez la saisie des factures avec une correspondance de bons de commande (PO) 2 et 3 voies
  • Valider et contrôler facilement les factures via mobile ou ordinateur de bureau
  • Rationalisez les flux de travail en acheminant automatiquement les factures et en simplifiant les approbations avec notre application mobile

Augmenter la sécurité

  • Réduire les erreurs de saisie manuelle des données en saisissant les factures par voie électronique
  • Opérationnel le premier jour de la mise en œuvre
  • Chronométraire les paiements des fournisseurs et prévoir et gérer plus précisément les flux de trésorerie
  • Conformité aux politiques et aux lignes directrices de l’entreprise

Avoir une visibilité complète du processus

  • Prévision précise des flux de trésorerie
  • Intégration avec les erp et les systèmes comptables pour une vue plus complète des dépenses
  • Générez des rapports et des tableaux de bord qui offrent plus de visibilité sur l’ensemble du processus AP
  • Informer les collègues des nouvelles factures à signer via le système d’automatisation des flux de travail de Dokumentive

Principales caractéristiques du processus automatisé des comptes créditeurs

  • Capture des factures à partir d‘un mobile, d’un ordinateur de bureau, d’emails, de XML

    Extrayez et capturez les données de tous les documents papier et numériques reçus par fax, e-mail, Google Drive ou Dropbox grâce à la technologie OCR avancée, à l’apprentissage automatique et à la reconnaissance intelligente des documents.

  • Extraction automatisée de données à partir de tous les formats de factures

    Que les documents soient structurés ou non structurés, notre technologie peut capturer intelligemment des données avec un minimum d’interventions.

  • Vérification automatisée et rapprochement des commandes

    La cohérence des factures est automatiquement vérifiée et les données sont validées en fonction des politiques de l’entreprise. Traitez automatiquement les factures fournisseur avec une correspondance intelligente de 2 ou 3 voies et faites correspondre les factures aux bons de commande et aux entrées de marchandises sans aucune intervention manuelle.

  • Dynamic workflows for reviews and approvals

    Les factures sont acheminées à l’aide de flux de travail aux utilisateurs en fonction des stratégies d’approbation de l’entreprise.À tout moment, les utilisateurs autorisés peuvent afficher, suivre l’état et approuver les factures en déplacement avec un accès mobile à l’aide de téléphones, tablettes et ordinateurs de bureau.

  • Seamless integration with your ERP

    e-Doc360 s’intègre à plusieurs ERPs, notamment QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics NAV, AX et SAGE. e-Doc360 s’intègre à plusieurs solutions de gestion de documents, notamment Alfresco, M-Files et Nuxeo, ainsi qu’à plusieurs systèmes CRM et DMS tels que Salesforce.

  • Documents management and archiving

    Les utilisateurs ont accès à des fonctionnalités avancées de création de rapports et de recherche. Les factures peuvent être facilement recherchées à l’aide de plus de 20 valeurs différentes, notamment le code de compte, l’approbateur, le numéro de facture, etc.Assurez la conformité avec les pistes d’audit et archivez en toute sécurité toutes les factures et documents des fournisseurs avec Dokumentive.

Comprendre la solution d’automatisation des comptes fournisseurs

L’automatisation des comptes fournisseurs fournit à votre entreprise des processus rationalisés, une visibilité accrue et une structure de coûts optimale.

Avec e-Doc360, une solution d’automatisation ap robuste et éprouvée, les clients bénéficient d’une extraction automatisée des données à partir de reçus et de factures évitant toutes les interventions manuelles.

e-Doc360 est équipé d’un moteur de flux de travail et d’une intelligence logicielle pour vérifier les factures et les faire correspondre avec leurs OP respectives.

Lorsque les factures et les reçus sont validés, les utilisateurs peuvent rapidement les transférer vers le système comptable à l’aide de plusieurs connecteurs disponibles.

En passant d’un système de traitement manuel des factures à un processus de point d’accès entièrement automatisé basé sur le cloud, vous pouvez réduire les coûts, gagner du temps et réduire les erreurs.

Automatisez votre processus de comptabilité fournisseur en 3 étapes faciles

Saisie des factures et extraction des données

La solution capture les factures et les reçus de toutes les sources, y compris

  • Messagerie
  • Scanners
  • Fax
  • Lecteur Google
  • Dropbox
  • Ordinateur local
  • et plus encore

Le format des documents peut être pdfs, images et ainsi de suite. Ce processus est automatisé et ne nécessite aucune intervention manuelle.

Tirant parti des fonctionnalités avancées d’OCR et d’apprentissage automatique de Dokumentive, la solution extrait avec précision toutes les informations requises, y compris le montant, les taxes, les fournisseurs, etc.

Avec l’extraction automatisée des données, la solution associe automatiquement les bons de commande aux factures et génère facilement des transactions comptables.

Grâce à la saisie et aux vérifications automatisées des données, les utilisateurs entrissent des économies instantanées, des transactions sans erreur et une visibilité et une accessibilité accrues.

Regardez la vidéo pour en savoir plus

Approbation du flux de travail et validation des factures

L’approbation manuelle des factures est un processus très lent et inefficace qui peut vous amener à faire des erreurs et à manquer des paiements anticipés.

Quelle est la correspondance à 2 voies et à 3 voies dans les comptes fournisseurs?

Les systèmes de correspondance automatique 2 voies et 3 voies vous aident à faire correspondre rapidement les informations, telles que la quantité et le prix, dans les bons de commande et les factures. Ainsi, il accélère le processus et synchronise le flux entre les départements.

Factures Paiement &Gestion

Avec les solutions d’automatisation payables, vous pouvez envoyer vos fichiers et documents là où ils doivent aller en quelques secondes et également éviter les enregistrements en double sur plusieurs systèmes. Et, lorsque vous approuvez un document, vous pouvez le transférer automatiquement dans votre système comptable pour paiement.

La solution d’automatisation des comptes fournisseurs de Dokumentive s’intègre à plusieurs systèmes ERPs et ECMs, tels que Quickbooks, SAP, Microsoft Dynamics NAV, AX et SAGE.

Prêt à rationaliser votre processus de comptes fournisseurs?

L’automatisation des comptes fournisseurs (AP) peut aider les directeurs financiers à relever des défis tels que l’engagement avec les employés, les clients et les fournisseurs, l’optimisation de la conformité, de l’efficacité et l’augmentation de la visibilité.

Contactez-nous pour une meilleure façon de gérer les dépenses, les voyages et la gestion des factures