I. Définition: La Gestion Electronique de Documents

La Gestion Électronique de Documents (GED) est une plateforme informatique conçue pour la digitalisation et la dématérialisation des documents d’une organisation. Elle permet de gérer et organiser les informations de l’entreprise. Les solutions de GED peuvent inclure des fonctionnalités supplémentaires telles que la reconnaissance automatique de documents, l’extraction intelligente de données, la collaboration entre utilisateurs, la gestion des flux de travail, la gestion de la sécurité et des accès, ainsi que la dématérialisation de processus tels que la comptabilité et les achats. Par exemple, e-Dco360, la solution GED de doKumentive inclut des fonctionnalités supplémentaires notamment :

  • La reconnaissance automatique des documents permettant le classement de documents
  • L’extraction intelligente de données sans intervention et saisies manuelles
  • Plusieurs moteurs de recherche avancée sur tous les éléments contenus dans les documents stockés
  • La collaboration entre plusieurs utilisateurs sur les mêmes documents
  • La gestion du flux de travail (workflows) pour faire passes les documents d’une personne à une autre électroniquement
  • Gestion de la sécurité, des utilisateurs et des accès aux différents contenus
  • Une dématérialisation de plusieurs processus incluant la comptabilité, les achats, le juridique, etc

Afin de faciliter le travail collaboratif, certaines solutions de GED telle que e-Doc360, incluent les possibilités d’éditer et de générer automatiquement les documents en utilisant des modèles préconfigurés. Chez doKumentive, nous pouvons numériser facilement les documents que ça soit physiques ou numériques sans interaction manuelle à travers le module de capture des données OCR qui permet :

  • L’extraction des données
  • L’indexage automatique
  • La lecture facile et rapide des documents

La GED devrait également permettre un classement automatique de documents par arborescence ou par typologie de documents qui rendent la recherche de document très aisée. Par rapport à la recherche, e-Doc360 inclue 4 types de recherches qui ont :

  1. La recherche rapide: il suffit de commencer à saisir les 3 lettres pour avoir une liste déroulante des documents recherchés.
  2. La recherche multicritère: permet de combiner plusieurs critères et d’utiliser les métadonnées de l’extraction automatique dans la recherche de documents et de contenus
  3. Recherche avancée: qui permet une recherche contextuelle dans le corps du document
  4. Recherche par requêtes: pour les utilisateurs avancés, ils peuvent utiliser des requêtes spécifiques pour retrouver les documents ou les contenus voulus

Certaines GED, telle que e-Doc360, permettent aussi une traçabilité complète des tâches effectuées sur les documents et une gestion automatique de versions. Sur e-Doc360, il est possible de maintenir et gérer les flux de travail (workflow) qui permet de véhiculer des documents entre utilisateurs de façon automatique et électronique.

II. Pourquoi vous avez besoin d’une GED ?

Bien que les raisons pour lesquelles une entreprise met en place une GED varient en fonction de ses besoins spécifiques, une solution GED offre des avantages immédiats tels que :

  1. Faciliter l’accès aux documents à tout moment et de n’importe où.
  2. Fournir des moteurs de recherche de documents efficaces.
  3. Gérer et suivre les documents tout au long de leur cycle de vie.
  4. Améliorer la productivité et faciliter la collaboration entre les employés.
  5. Uniformiser le classement et l’archivage des documents.

De notre vécu, à doKumentive, nous avons également reconnu et identifié les raisons suivantes d’adoption d’une GED :

  • Améliorer la collaboration lors de la préparation, l’édition et la validation de documents tels que les courriers, les contrats et les bons de commande.
  • Automatiser certains processus métiers en éliminant les saisies manuelles et les déplacements physiques de documents avec des modules tels que le parapheur numérique, la gestion dématérialisée des contrats, des achats et de la comptabilité.
  • Utiliser la signature électronique pour les documents.
  • Archiver et gérer la conservation des documents selon un calendrier préétabli.

En outre, l’adoption d’une GED permet de gérer tous les contenus et documents, préparant ainsi le terrain pour une véritable transformation digitale de l’entreprise. L’accès structuré à l’information et aux documents permet une analyse approfondie et une amélioration des processus.

III. Les critères de choix de la GED :

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Si vous avez identifié les raisons pour lesquelles votre entreprise devrait adopter une solution de Gestion Électronique de Documents (GED), la question suivante est de savoir comment choisir la bonne solution. Voici quelques critères à considérer lors de votre choix :

Premièrement, l’entreprise doit identifier ses besoins :

  • Une estimation du volume de documents papier à traiter chaque mois ?
  • Partant de sa stratégie de transformation digitales, les processus métiers à digitaliser ?
  • Identifier les départements qui ont besoins de la GED?
  • Le nombre d’utilisateurs qui vont utiliser la solution ?

Dans cet article nous identifions sept critères à considérer dans le choix d’une GED. Ces critères ont été défini sur la base d’un retour d’expérience de plus de dix ans dans les mises en place de systèmes de gestion documentaire.

Critère 1 : Alignement entre vos besoins et la solution GED

Assurez-vous que les besoins de votre entreprise sont satisfaits par la solution GED que vous envisagez. Identifiez les fonctionnalités “Must-have” et “Nice-to-have” pour votre entreprise

Critère 2 : Fonctionnalités GED

Certaines fonctionnalités, telles que l’extraction automatique de données (OCR avancé) peuvent être cruciales pour certains besoins tandis que d’autres, telles que la recherche et le classement, peuvent être nécessaires pour d’autres. Assurez-vous que la solution GED répond à vos besoins spécifiques.

Critère 3 : Compétences du prestataire

La compétence du fournisseur de la solution, qu’il s’agisse d’un éditeur ou d’un intégrateur, est un facteur important à prendre en compte. Assurez-vous que le fournisseur a une bonne connaissance de la solution et une expérience dans les métiers de votre entreprise.

Critère 4 : Hébergement GED

L’hébergement en cloud est de plus en plus courant, mais certaines entreprises préfèrent toujours des solutions d’hébergement local ou hybride. Assurez-vous que la solution GED que vous envisagez vous offre le choix entre ces différentes options.

Critère 5 : Coût et efforts de la solution et de sa mise en place

Lorsque vous comparez les coûts des solutions GED, n’oubliez pas de prendre en compte les coûts de maintenance annuels et les coûts de mise en place, ainsi que le coût d’acquisition. Assurez-vous également que la solution ne nécessitera pas des mois ou des années de configuration pour être opérationnelle.

A titre d’exemple, le module de dématérialisation de la comptabilité fournisseurs chez doKumentive peut être mis en place en 2 semaines car la solution e-Doc360 est   modulaire et inclut des modules préconfigurés en réduisant nettement le temps de mise en place.

Le coût de la solution est important mais au lieu d’analyser uniquement le coût de la solution dans votre décision, analysez le coût du projet.

Critère 6 : Support et accompagnement

Avec le nombre croissant de fournisseurs de solutions de GED sur le marché, il peut être difficile de trouver la bonne solution et un bon fournisseur qui garantira un bon accompagnement lors de la mise en place et un support efficace par la suite.

Chez doKumentive, nous avons renforcé notre équipe dédiée au support client, qui est joignable 7 jours sur 7 pour garantir une bonne expérience utilisateur et une utilisation optimale de notre solution e-Doc360.

Critère 7 : Récupération et migration de vos données

La plupart des organisations effectuent des migrations de données lorsqu’elles doivent remplacer des systèmes existants ou adopter de nouveaux systèmes, mais elles se produisent également lors de fusions et acquisitions, ou de modifications réglementaires. Il est donc important de considérer la question de la migration dès le début et de s’assurer que la solution de GED choisie offre la possibilité de récupération et de migration des données et des documents existants.

Chez doKumentive, nous nous occupons de récupérer vos données actuelles et de les migrer vers e-Doc360, de manière à vous fournir une plateforme opérationnelle dès le premier jour.

IV. Comment la gestion électronique de documents peut-elle rendre votre entreprise plus efficace ?

La gestion électronique de documents (GED) permet aux entreprises de digitaliser et de dématérialiser leurs documents, ce qui les rend plus accessibles, plus organisés et plus faciles à gérer. Cela peut entraîner une amélioration de l’efficacité de l’entreprise de plusieurs manières.

Tout d’abord, une GED permet une meilleure collaboration entre les employés, car ils peuvent accéder aux documents en temps réel, partager des commentaires et des modifications, et suivre les tâches en cours. Cela permet de gagner du temps et de l’argent, car il n’est plus nécessaire d’imprimer ou de distribuer des documents physiques. En outre, les employés peuvent accéder aux documents depuis n’importe où, ce qui permet de travailler à distance et d’améliorer la flexibilité.

En outre, une GED permet une meilleure gestion des documents, car elle permet de les classer automatiquement, de les rechercher rapidement et de suivre leur cycle de vie. Cela permet de gagner du temps et de l’argent, car il n’est plus nécessaire de stocker des documents physiques ou de les chercher manuellement. En outre, les employés peuvent accéder aux documents depuis n’importe où, ce qui permet de travailler à distance et d’améliorer la flexibilité.

En résumé, la GED permet aux entreprises de gagner du temps, de l’argent et de l’efficacité en améliorant la collaboration, la gestion des documents et la flexibilité.

VII. Présentation de la solution e-Doc360 :

e-Doc360 est une solution de Gestion Électronique de Documents et de gestion de contenu de l’entreprise (ECM). Elle permet de gérer tout le cycle des documents de la réception ou création à leur archivage et intègre des centaines de fonctionnalités et des modules incluant la gestion des flux de travail, la signature électronique et l’intégrabilité avec d’autres plateformes.

e-Doc360 est modulaire, agile, flexible et évolutive. Elle permet non seulement une gestion des documents mais facilite la création d’applications de contenu intelligentes qui améliorent l’expérience client, améliorent la prise de décision et accélèrent l’innovation.

Au niveau de e-Doc360, nous avons reconnu qu’un des clés de réussite est le temps de configuration et de mise en place pour rendre la solution opérationnelle. Par conséquent, nous développons des modules préconfigurés afin de réduire le temps d’implémentation et d’opérationnalisation. Ces modules couvrent la majorité des processus métiers de l’entreprise notamment les processus comptables, achats, gestion des contrats, gestion des ressources humaines, archivage et conservation de documents, complétudes, etc.

En utilisant e-Doc360, votre processus de digitalisation devient très simple et extrêmement flexible avec les fonctionnalités suivantes :

1. Capture de documents : que vos documents soient sous format papier, électronique en provenance d’un mobile, d’un courriel ou d’un autre ordinateur / serveur, e-Doc360 permet d’extraire automatiquement le document et le classifier par type.

e-Doc360 est dotée de plusieurs modules d’intégration de documents y compris l’import XML (pour les migrations de données et de documents), la synchronisation directe avec votre ordinateur / serveur via e-Doc360 drive, le Glisser / Déposer ou la configuration des courriels dans la solution.

 2. Extraction intelligente de données : un des grands atouts et élément différentiateur de e-Doc360 sur le marché est notre module de numérisation et extraction de données permettant un indexage automatique des documents. Ce module est doté d’un moteur intelligent basé sur la technologie OCR (Reconnaissance Optique de caractères) et de Machine Learning.

 3. Gestion des flux (workflow) : que soit des applications de gestion de courrier, de parapheur électronique, de revues de validations de documents tels que les contrats, les achats, les notes de frais, etc. le passage des documents d’un utilisateur / approbateur à un autre est électronique, rapide et avec notifications. Les flux de travail (workflows) sont graphiquement configurables. Pour des applications plus avancées basées sur de multiples conditions, e-Doc360 permet une intégration avec Power Automate[1].

 4. Gestion et collaboration : la création de documents peut se faire via la solution à partir des modèles facilement modifiables et créables. Plusieurs utilisateurs peuvent collaborer sur le même document avec une gestion automatique des versions, une traçabilité des changements, un journal d’audit, un mécanisme de comparaisons de version etc.

e-Doc360 est également dotée de fonctionnalités de presse papier permettant de copier, coller, déplacer, modifier en masse, travailler des sélections, partager, exporter sur Excel, etc.

5. Interfaçage avec d’autres plateformes : e-Doc360 est munie d’un outil d’interfaçage avec d’autres systèmes informatiques basé sur les standards REST API[2].

L’équipe doKumentive est là pour vous supporter pour le développement d’interfaces spécifiques et des également vous fournir des intégrations prêtes avec plusieurs solutions telles que D365 Business Central, D365 Finance, Salesforce, SAP, SAGE, etc.

[1] Power Automate est un service qui vous aide à créer des workflows automatisés entre vos applications et services favoris pour synchroniser des fichiers, obtenir des notifications, collecter des données, etc. https://learn.microsoft.com/fr-fr/power-automate/

[2] Une API REST (également appelée API RESTful) est une interface de programmation d’application (API ou API web) qui respecte les contraintes du style d’architecture REST et permet d’interagir avec les services web RESTful. https://www.redhat.com/fr/topics/api/what-is-a-rest-api

VIII. Conclusion :

En guise de conclusion, les solutions de GED sont de véritables plateformes de collaboration et d’optimisation des processus qui dépassent la notion de gestion documentaire. Elles permettant également de mettre les institutions d’être en bonne position pour commencer à utiliser plus efficacement leurs données et leurs documents de façon aisée.

Ceci étant, le choix de telles solutions doit se confronter à une stratégie et une vision à long terme de digitalisation des processus de l’entreprise. Sans nul doute, le futur inclut la signature électronique, l’intégrabilité des ERP (voir l’exemple Microsoft, l’intelligence artificielle, la robotisation des processus (RPA[1]), l’analytique, etc. Ces initiatives reposeront certainement sur la GED. D’où les critères mentionnés en haut pour le choix de la solution.

À doKumentive, nous travaillons constamment dans cette perspective en offrant à nos clients non seulement une solution de GED e-Doc360 pour la gestion documentaire mais un véritable outil de collaboration et d’optimisation des processus. Les fonctionnalités de la solution reposent sur les dernières technologies et s’interfacent avec des outils pionniers dans la digitalisation tels que les solutions de Microsoft.

En conclusion, les solutions de gestion électronique de documents (GED) sont des plateformes de collaboration et d’optimisation des processus qui vont au-delà de la simple gestion des documents. Elles permettent également aux entreprises de mieux utiliser leurs données et documents de manière efficace. Cependant, le choix d’une telle solution doit être aligné sur une stratégie et une vision à long terme de digitalisation de l’entreprise, prenant en compte des éléments tels que la signature électronique, l’intégration avec des ERP, l’Inintelligence Artificielle, la robotisation des processus et l’analytique.

Chez DoKumentive, nous proposons une solution de GED, e-Doc360, qui permet une véritable collaboration et une optimisation des processus grâce à ses fonctionnalités basées sur les dernières technologies et une intégration avec des outils de pointe pour la digitalisation, comme les solutions de Microsoft.

[1] RPA: Robotic Process Automation: désigne des robots spécifiquement conçus pour effectuer une ou plusieurs tâches réalisées dans un logiciel, sans l’intervention d’un humain