Créer, organiser et stocker des informations de manière efficace et appropriée à l’aide d’un système automatisé de gestion des documents.

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents (GED) ?

Un système de gestion électronique de documents (GED) est l’utilisation d’un système informatique et d’un logiciel pour stocker, gérer et suivre des documents électroniques tels que des fichiers PDF, des fichiers de traitement de texte et des images numériques de contenu papier capturées à l’aide d’un scanner de documents.

La gestion électronique des documents peut vous faire gagner du temps et de l’argent. Elle assure la sécurité des documents, le contrôle d’accès, le stockage centralisé, les pistes d’audit ainsi que la recherche et la récupération simplifiées.

Système de gestion de documents numériques

• Intégrez tous vos fichiers dans une interface unique
• Partagez et contrôlez rapidement les informations
• Sauvegarder des informations correctes, contrôlées et catégorisées

Sûr, sécurisé et rapide

• N’autorisez l’accès qu’aux bonnes personnes
• Copiez et enregistrez les fichiers automatiquement grâce à un système de flux de travail
• Gardez la trace de tout l’historique de vos fichiers

Classez vos fichiers par catégories

• Classez vos fichiers dans des catégories significatives
• Marquez automatiquement les fichiers et les dossiers
• Regroupez tous vos fichiers les plus importants en un seul endroit

Caractéristiques du système de gestion des documents

Gestion des permissions

Notre logiciel de gestion de documents vous permet de créer des dossiers collaboratifs avec vos clients pour partager des documents clés de manière sécurisée et efficace. En outre, vous pouvez choisir les membres de votre équipe qui peuvent accéder à chaque dossier ou document, ainsi que le niveau d’accès dont ils disposent et les actions qu’ils peuvent entreprendre.

Vérifier l’historique des documents et des dossiers

Étant donné que plusieurs personnes mettront à jour vos documents, vous aurez accès à l’historique des actions entreprises, ce qui rationalisera le flux de travail de chacun. Ainsi, vous pouvez voir quels clients ont consulté, mis à jour ou terminé des tâches.

Signer numériquement des documents et des fichiers

Notre logiciel de gestion de documents vous permet de préparer des documents à compléter et à signer en quelques clics. Choisissez l’endroit où vous souhaitez que les personnes signent, et envoyez les demandes directement dans votre boîte de réception. En outre, les documents peuvent être signés par autant de personnes que vous le souhaitez, avec la possibilité de remplir des champs supplémentaires tels que le nom, la date, etc.

Intégration dans une solution de flux de travail

La solution de gestion de documents vous permet de construire une séquence de travail afin que les documents et les fichiers puissent la suivre automatiquement, par exemple en copiant vos fichiers et en les enregistrant dans votre application de stockage de fichiers préférée.

Marquez vos documents et vos fichiers

Grâce à la recherche intégrée, vous pouvez trouver rapidement tout document que vous recherchez et filtrer pour ne trouver que les informations pertinentes, ce qui permet une meilleure expérience du système de gestion des documents.

Sauvegardes quotidiennes

Le processus de gestion des documents comprend une sauvegarde quotidienne, ce qui signifie que vous pouvez facilement consulter et restaurer les versions précédentes des documents.

Notification et suivi

Notre solution envoie des notifications en temps réel à votre courrier électronique lorsque des tâches sont marquées comme terminées ou mises à jour. Ainsi, vous savez ce qui est enregistré et où, sans perdre de temps à organiser les fichiers vous-même.

Vous êtes prêt à dématérialiser vos documents et vos processus ?